Kolik hovorů potřebujete na jednu schůzku? Jak číst čísla z cold callingu

Jeden den volání v číslech

Začnu konkrétním příkladem. Kampaň pro finanční poradenství, prosinec 2025, osm hodin volání:

Jeden konkrétní den s konkrétní databází. Není to průměr ani záruka pro jiný obor či jiné kontakty.

Co z toho vyčtete? Zhruba 42 % vytočení skončilo tím, že to někdo zvedl. Z lidí, kteří zvedli, si schůzku domluvil zhruba každý sedmý. A na jednu schůzku vyšlo přibližně 16 vytočených čísel.

Odpověď na otázku v titulku tedy zní: v tomhle případě asi šestnáct. U vás to může být osm i čtyřicet. Proč, to vysvětlím níž.

Pět čísel, která sleduji

1. Dovolatelnost. Kolik vytočení skončí tím, že to někdo zvedne. Vypovídá hlavně o kvalitě databáze a o tom, kdy voláte.
2. Rozhovory s tím pravým. Zvednout to může recepce, kolega nebo někdo z rodiny. Zvlášť počítám hovory s člověkem, který o věci rozhoduje.
3. Kvalifikace. Kolik rozhovorů skončí zjištěním, že člověk splňuje kritéria: má potřebu, rozhoduje a časově to sedí. Kritéria si s firmou definujeme předem, jinak se čísla nedají srovnávat.
4. Domluvené a potvrzené schůzky. Domluvená schůzka je termín v kalendáři. Potvrzená je ta, kterou den předem připomenu a člověk ji potvrdí.
5. No-show. Kolik domluvených schůzek se neuskuteční. Tohle číslo za vás nikdo jiný nezjistí, potřebuji zpětnou vazbu od obchodníka, který na schůzku jel.

U každého čísla je důležité, z čeho ho počítáte. Jedenáct schůzek je 6 % ze 172 vytočení, ale 15 % ze 73 rozhovorů. Obojí platí, jen jde o jinou věc. Kdo vám hlásí „konverzi“ a neřekne z čeho, neřekl vám nic.

Proč se čísla tolik liší: databáze a segment

Stejný skript, jiná databáze, jiný výsledek. Nejlépe to ukazují dva vzorky z mé praxe:

• 217 kontaktů z portfolia, se kterými byla firma naposledy v kontaktu před jedním až třemi lety: zhruba 19–20 schůzek ve sledovaném období.
• 80 kontaktů starých tři až deset let: 2–3 schůzky.

Jde o různá období, takže čísla nesčítám ani přímo nesrovnávám. Rozdíl je ale vidět na první pohled. Čím starší a horší data, tím víc neexistujících čísel, lidí, kteří si firmu nepamatují, a odmítnutí.

Svou roli hraje i segment. Hovor s jednatelem firmy vypadá jinak než hovor se stávajícím klientem poradce. A u spotřebitelů volám jen tam, kde je k tomu zákonný důvod: stávající klienti, souhlas, nebo poptávka, kterou člověk sám poslal. Už to samo kvalitu hovorů zvedá, protože lidé vědí, proč jim voláte.

Schůzka ještě není obchod

Telefonem končí moje část, ale ne vaše. Ze 48 schůzek z poptávek, které jsem vedl sám, bylo 7 obchodů, tedy necelých 15 %. U schůzek z vlastní akvizice to bylo 4–5 obchodů ze 41.

Pozor na to, co s čím porovnáváte. Typická cesta z poptávek u mě vypadala zhruba takhle: deset poptávek, sedm schůzek, jeden obchod. Konverze schůzky na obchod a konverze poptávky na obchod jsou dvě různá čísla. Kdo je smíchá, dojde k nesmyslným závěrům o reklamě i o obchodníkovi.

Kde se to láme: jak z čísel najít problém

Čísla nesleduji jen proto, abych mohl na konci týdne napsat report. Hlavně ukazují, kde přesně se kontakty ztrácejí. Podle toho, ve kterém kroku to padá, víte, co opravit:

• Nízká dovolatelnost: problém je v datech nebo v čase volání. Staré kontakty, neplatná čísla, volání v hodinách, kdy lidé nezvedají.
• Lidé zvedají, ale rozhovor rychle končí: slabý úvod nebo důvod volání, který se jich netýká.
• Dobré rozhovory, málo kvalifikovaných: cílení. Voláte lidem, kteří potřebu nemají nebo nerozhodují.
• Hodně kvalifikovaných, málo schůzek: nabídka dalšího kroku. Schůzka je pro ně moc velký závazek, nebo jim není jasné, co z ní budou mít.
• Hodně schůzek, málo obchodů: buď jsou kritéria kvalifikace příliš měkká, nebo se něco děje až na schůzce. To už je práce pro obchodníka, ne pro telefon.

Bez rozpadu na jednotlivé kroky vidíte jen výsledek „málo obchodů“ a nevíte, kam sáhnout. S ním obvykle stačí změnit jednu věc.

Jak spočítat cenu za schůzku

Konkrétní částky tu nebudu uvádět, protože se liší obor od oboru. Výpočet je ale pro každého stejný:

Výsledek porovnejte s tím, co vám jeden zákazník přinese. Pokud volá váš vlastní obchodník, započítejte i jeho hodiny. V čase, kdy vytáčí čísla, nejezdí na schůzky a neuzavírá obchody.

Jak zjistit čísla pro vaši firmu

Poctivá odpověď: dokud to nezkusíme, nevím. Proto začínám pilotem, tedy pár dny ostrého volání s vaší databází. Po něm máte vlastní dovolatelnost, kvalifikaci a počet schůzek, ne odhad z cizího oboru.

Během spolupráce pak každý týden dostáváte report: kolik kontaktů, kolik spojení, kolik schůzek a proč lidé odmítali. Podle toho ladíme skript, cílení i nabídku. A když čísla ukážou, že to u vás nemá smysl, řeknu vám to.

Pokud pracujete s poptávkami z reklamy, přečtěte si i článek Poptávka z reklamy chladne do hodiny. Rychlost reakce totiž ovlivňuje všechna čísla výše.